平成28年１月より本格稼働するマイナンバー制度。会社でも社員からマイナンバーを取得・保管し、各種手続の際に利用することになります。ここでは、事業者としてマイナンバーを取り扱う際の押さえておきたいポイントを解説いたします。
民間事業者への制度の影響は…
国民の一人ひとりにマイナンバー(12桁の個人番号)が割り当てられ、平成28年1月から、社会保障・税・災害対策の行政手続で使用がはじまります。それに伴い民間事業者も、税や社会保険の手続で、従業員などのマイナンバーを取扱います。
どのような準備が必要か…
まずは対象業務を洗い出した上で、組織としての準備が必要です。組織体制やマイナンバー利用開始までのスケジュールを検討し、対応方法を決定して下さい。
マイナンバー取扱いの注意点は…
マイナンバー制度では、行政機関だけでなく、民間事業者にも特定個人情報(マイナンバーをその内容に含む個人情報)の適正な取扱いが求められます。マイナンバーは法律で定められた範囲以外での利用が禁止されています。
マイナンバーの利用範囲
法律に規定された社会保障、税及び災害対策に関する事務に限定されています。
マイナンバーの提供の要求
社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限って、本人などに対してマイナンバーの提供を求めることができます。
マイナンバーの提供の求めの制限／特定個人情報の提供や収集の制限
法律で限定的に明記された場合を除き、提供の求め、提供、収集をしてはなりません。
マイナンバーの安全な管理のために必要なことは…
マイナンバーは、個人情報保護のためにその管理に当たっては、安全管理措置などが義務付けられています。事業者は、マイナンバー及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。
また、事業者が社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部又は一部の委託をする場合には、委託先において、法律に基づき委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければなりません。
マイナンバーの保管（廃棄）にも制限があります。事業者は法律で限定的に明記された場合を除き、マイナンバーを保管してはいけません。また、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合（退職等）で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。
法人番号とは…
マイナンバーは個人に割り当てられた番号ですが、マイナンバーの導入とともに法人に対しても13桁の「法人番号」が指定されました（マイナンバーは12桁）。法人番号の取扱いについては、マイナンバーとは全く異なり、どなたでも自由に利用が可能で、名称・所在地と共にインターネット上で公表され、データダウンロードも可能です。